ПОД КОНТРОЛЕМ У БУХГАЛТЕРА (на живом примере)
Анализируя общедоступную информацию о сегодняшних финансовых злоупотреблениях, складывается впечатление, будто недобросовестные попадаются лишь на получении незаконных вознаграждений в форме откатов-взяток или на «удачно» проведённых расчётных операциях с контрагентами, завязанных на перечислении (получении) средств за частично или же полностью не поставленную продукцию (услуги). Правда, к этим неприглядным фактам добавляются иногда обычные приписки к объёмам работ и списание зарплаты на подставных, вымышленных лиц. Неужели настолько хорошо обстоят дела, что иные способы присвоений денег и ценностей на предприятиях отсутствуют. К сожалению не так. Возьмём, к примеру, рядовых «подотчётников» и проследим цепочку происходящих с ними событий. Касса, семьдесят первый, материальный склад производственные счета. Всё чётко по инструкции, Программа 1С не допустит сбоя, иначе не пойдёт баланс. Так неужели на данном участке хозяйственного цикла ничего не совершается из того, что могло бы привлечь внимание ревизора. Попробуем вместе с вами найти, разобраться и понять, причём описывать ход мыслей будем понятным языком, ведь простота одно из непременных требований предъявляемых к контролю. Только при этом условии заинтересованный в проверочном результате способен быстро обнаружить факты.
Хорошо если на предприятии три-четыре человека рассчитывающиеся взятыми из кассы наличными деньгами на стороне. А когда таковых без малого сотня и все с честным взглядом, добрыми намерениями, к тому же дисциплинированные, аккуратные и приличные на вид. Вот здесь то и возникает первая сложность, заключающаяся в безошибочном определении сомнительных персон, которые или через которых в принципе могут совершаться несокрушительные для предприятия махинации, но дающие «профессионально-грамотным подотчётникам» золотой ручеёк. «С такого объёма снять никто не заметит» – рассуждают многие из них. Для выявления таковых потребуется провести глубокий вдумчивый анализ на предмет, кто с какого времени, где и на какой должности работает. Как часто берёт в подотчёт, на что тратит, как и чем отчитывается. Куда сдаются и на что списываются приобретённые материальные ценности. Столько вопросов и наверняка прорабатывая полученные для себя ответы, возможно, натолкнуться на явный факт или почувствовать что-то не стандартное, не обычное, непонятное.
Даже находясь за бухгалтерским компьютером при просмотре программных проводок опытному ревизору при прослеживании подотчетных сумм вполне реально установить факты или взять их на карандаш с тем, чтобы в дальнейшем при изучении первичных документов его подтвердить. Но это будет потом, а пока мы вычленили из общего списка Иванова и Петрова.
Итак, открыли «семёрку», внимательно изучили не один или два, а с десяток авансовых отчётов, причём со всей скрупулезностью, используя при необходимости канцелярскую лупу. Первичные документы, приложенные к отчётам наиболее ценны, поскольку «дышат» как правдивостью, так и явной фикцией, что нельзя не заметить, если их проверка осуществляется со всех шести сторон. Однако, установив факт, не следует сразу «вытаскивать подотчётника». Хорошо бы найти время и посетить материальный склад, через который пропускались купленные Ивановым или Петровым за наличку ценности и окончательно развеять сомнения по поводу, как сейчас любят говорить, корректности совершённой операции. Если потребуется, то и прогуляться на производство.
Таким образом, мы стали полностью готовы к встрече с двумя нашими должностными материально-ответственными лицами. Но перед встречей следует пообщаться с теми, кто курирует «подотчтёников» не от бухгалтерии. А вот потом уже спуститься или подняться в бухгалтерию, лучше к тому, кто из её сотрудников выдавал деньги, принимал авансовый отчет, его утверждал. Среди таковых, кстати, может оказаться сам главный бухгалтер, который возможно прояснит сложившуюся ситуацию.
Наконец-то перед нами первый из двух героев. Если ревизор, проверяя данный вопрос, сделал всё верно, то Иванову останется только придумывать, сочинять и в итоге — оправдываться. Но и здесь не будем сильно его напрягать, так как по совести он таки обязан вернуть деньги в кассу предприятия иначе материалу будет дана полноценная реализация.
При изложении данного контрольного процесса мы специально не коснулись нормативных документов: приказа по учётной политике, служебных регламентов, действующих инструкций по одной простой причине, что они, как ни странно могут соблюдаться.
В качестве «живого» примера приводим краткую выжимку из свежего акта ревизии, ознакомившись с которой можно сделать вывод об обнаруженном факте злоупотребления.
«По расходному кассовому ордеру от 10.09.2009 г. № 225 штатным специалистом Ивановым А.Н. значится полученными из кассы предприятия в подотчёт 57957 руб. в соответствии с его письменным заявлением о необходимости срочного приобретения «раствора» с наложенной резолюцией заместителя руководителя предприятия Симонова И.П.
Согласно авансовому отчёту от этого же числа Иванов А.Н. отчитался за указанную сумму квитанцией № 58 к приходному кассовому ордеру от 10 сентября предприятия ТОО «ФАРМАКОР». В корешке квитанции просматривается трудночитаемое наименование оплаченных Ивановым ценностей, чек же от кассового аппарата не приложен.
Приобретённый «раствор» Ивановым значится сданным по накладной « 434 от того же 10 сентября на материальный склад, где кладовщиком Сидоровой М.П. он оприходован по учёту и в ту же дату отгружен на производство с одновременным списанием со своего материального учёта расходным ордером № 235.
Здесь стоит отметить, что продавец раствора — «ФАРМАКОР» территориально расположен в городе соседней области в 450 километрах от предприятия. Приказа на командировку Иванова А.Н. в другой город не издавалось, расходы по проезду не оплачивались, транспорт для поездки в данный город в этот день не использовался. Сам Иванов работает в должности технолога производственного участка предприятия, на который и использует данный раствор.»
Даже если Вы и не участвовали в данной проверке, то с уверенностью можете отметить ряд моментов, свидетельствующих о липовой операции ценой почти в шестьдесят тысяч рублей.
1. В проверенных бухгалтерских документах прослеживаются одни и те же календарные даты произошедших событий, совершённых хозяйственных операций.
2. Фактический закуп не мог осуществиться в один день из-за территориальной удалённости продавца от покупателя.
3. Документами предприятия не подтверждается поездка Иванова в другой город и доставка на предприятие раствора в количестве 50 литров, как следует из данных складского учёта.
3. На квитанции приходного кассового ордера имеется наименование и печать организации с формой собственности «ТОО» упразднённой ещё в 1995-96 г.г.
4. В авансовом отчёте к корешку приходного кассового ордера не приложен чек кассового аппарата
5. Покупка за наличные деньги произведёна Ивановым в срочном порядке в виду неожиданно возникшей производственной необходимости.
6. Подотчетное лицо Иванов А.Н. является специалистом-технологом, занимающегося на данном участке его использованием.
7. Приобретённый «раствор» приобретен, получен на склад, выдан на производство 10 сентября, причём этим же днём сделаны все необходимые бухгалтерские проводки.
8. При общении с заведующим материальным складом выяснилось, что «раствор» она фактически не принимала, не выдавала, а только участвовала в оформлении документов по его движению.
Так, 57957 руб., полученные Ивановым А.Н. из кассы на срочный закуп «раствора» умело и быстро им растворены в производственно-технологическом цикле, причём за один день. Так стоит ли после этого пренебрегать проверкой рядовых «подотчётников», благодаря которым многие имеют неиссякаемый золотой ручеёк.
И в заключении в порядке информации…
Нарушения по вине административного руководства предприятия:
- отсутствие утверждённого списка лиц, которым могут выдаваться деньги под отчёт;
- выдача под отчёт денег работникам, не вошедшим в утверждённый список;
- выдача под отчёт денег лицам, не состоящих в трудовых отношениях с предприятием;
- выдача под отчёт денег на расходы, которые могли бы быть оплачены через кассу или банк;
- Выдача под отчёт денег без возникшей на то действительной необходимости
- выдача денег под отчёт лицу, не отчитавшемуся за полученный ранее аванс;
- выдача денег под отчёт денег в размерах превышающих требуемые скммы;
- несвоевременное принятие мер к взысканию задолженности с подотчётного лица.
Нарушения по вине конкретных подотчётных лиц:
- несвоевременное предоставление авансового отчёта и возвращения остатка денег в кассу;
- передача полученных из кассы денег другому должностному лицу предприятия;
- расходование полученного аванса не по прямому назначению;
- неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
- предоставление документов, искажающих истинное использование денежных средств;
- предоставление документов несоответствующих действительному расходу денежных средств
