Подготовка письменных рекомендации задача не из лёгких. Приказ по результатам контроля сделать значительно проще, чем выпустить пакет дельных предложений. Наш «субъект» по окончании ревизии, проверки больше ожидает не приказ с жёсткими наказаниями, а толковую рекомендацию с дельными мыслями, которая не освещала бы по типу приказа его прошлые заслуги, а действительно улучшило бы работу его компании. Отчего хорошую рекомендацию и сложно написать, но только не опытному контролёру, изучившего за месяц досконально всю финансово-хозяйственную деятельность объекта.

Суть рекомендации заключена в указаниях на возможности существенно улучшить качество работы компании и как следствие, повысить показатели его работы. Рекомендация может касаться какого-то отдельного недостатка или ряда связанных между собой недостатков. Эффективные, для проверенного «субъекта» рекомендации, должны отвечать определённым требованиям. Для чего при их подготовке желательно руководствоваться следующими критериями и соображениями.

• Рекомендации должны основываться на соответствующих проверочных материалах и выводах, вытекающих из этих материалов.
• Рекомендации должны ставить целью устранение основных причин существования данного недостатка или проблемы, обозначенных в проверочных материалах.
• Рекомендации должны быть ясными, сжатыми, простыми по форме и достаточно подробными для их понимания в случае, если они рассматриваются отдельно.
• Рекомендации должны быть направлены на принятие конкретных мер — должны быть динамичными и обращены в адрес тех, кто отвечает за принятие мер, либо уполномочен их принимать.
• Рекомендации должны быть позитивными с точки зрения их тональности и смыслового содержания.
• Рекомендации должны быть практическими, то есть реально выполнимыми в разумно отпущенный календарный срок с учётом правовых и других ограничений.
• Рекомендации должны быть экономически эффективными, то есть расходы связанные с их реализацией, не должны превышать полученную выгоду. При этом в рекомендациях следует приводить количественную оценку сэкономленных средств и потенциальной выгоды и акцентом на то, что выполнение данных рекомендаций не будет сопряжено с бюрократической нагрузкой, увеличением документооборота, расширением штата и прочее.
• Рекомендации должны быть ориентированы на результаты, то есть должны давать представление об ожидаемых результатах которые лучше всего выразить таким образом, чтобы их можно было оценить и измерить, одним словом ощутить.
• Рекомендации следует составлять таким образом, чтобы их можно было проверить их выполнение, в частности, чтобы можно было определить, были ли приняты какие-либо меры по устранению недостатков.
• Рекомендации должны быть последовательными и сочетаться с иными принимаемыми управленческими решениями.

И ещё пара моментов:

1. Рекомендации следует готовить на этапе выявления того или иного недостатка, причём с учётом мнения ответственных лиц которые по долгу службы обязаны будут работать над их устранением.
2. Рекомендации, касающиеся изменения внутренних нормативных документов, рабочих регламентов, внутрифирменных инструкций требуют особенно взвешенного подхода.

Следует отметить, что рекомендации не являются документом, формально закрывающим итог очередного контрольного проекта. Это документ с «Большой Буквы», за исполнение которого отвечают обе стороны, и проверяющий и проверяемый. Наверное поэтому автору подготовленных рекомендации необходимо знать, например, а согласно ли с ним само предприятие и намерено ли их реализовывать на практике, а если нет, то по какой причине, то ли в силу невозможности, несостоятельности либо по другим причинам. Если так, рекомендации следует скорректировать с учётом вновь открывшихся  обстоятельств.

Одним словом контрольный проект должен завершать не строгий приказ, а рекомендация-предложение, направленные на улучшение работы компании которую мне доверили проверить.

Читайте другие статьи  на блоге о финансовом контроле.